Ratgeber

Büro- & Gewerbeauflösung: Aktenvernichtung, Aufbewahrungsfristen & Ablauf

Bei der Auflösung von Büro oder Gewerbe zählen nicht nur Möbel – Akten, Datenträger und gesetzliche Aufbewahrungsfristen machen den Unterschied. Worauf Unternehmen achten müssen.

Der entscheidende Unterschied zur Privatauflösung

Eine Gewerbeauflösung ist mehr als Möbel raustragen: Geschäftsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, und personenbezogene Daten müssen DSGVO-konform vernichtet werden. Wer hier schludert, riskiert Bußgelder – deshalb gehört dieser Teil geplant, bevor der erste Schrank geleert wird.

Aufbewahrungsfristen: Was muss bleiben?

Nach Handels- und Steuerrecht (HGB, AO) gelten gestaffelte Fristen – als grobe Orientierung:

10 Jahre: Bücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Rechnungen, Inventare
6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen

Die Fristen laufen ab Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung. Auch nach Betriebsaufgabe bleiben Sie als (ehemaliger) Unternehmer aufbewahrungspflichtig – lagern Sie diese Unterlagen also ein, statt sie zu entsorgen. Die konkreten Fristen können sich ändern; im Zweifel Steuerberater fragen.

Aktenvernichtung nach DSGVO

Was nicht aufbewahrt werden muss und personenbezogene Daten enthält (Personalakten außerhalb der Frist, Kundendaten, Verträge), muss datenschutzkonform vernichtet werden – nach Sicherheitsstufen (DIN 66399). Professionelle Aktenvernichter liefern ein Vernichtungsprotokoll als Nachweis. Dasselbe gilt für Datenträger: Festplatten, USB-Sticks und Kopierer-Speicher müssen fachgerecht gelöscht oder physisch zerstört werden – Löschen im Papierkorb genügt nicht.

Der Ablauf

Unterlagen sichten und trennen: Aufbewahrungspflichtig (einlagern) vs. vernichtbar.
Datenschutz klären: Aktenvernichtung und Datenträgerentsorgung beauftragen, Protokolle sichern.
Wertgegenstände und Technik: Brauchbare IT und Möbel können verkauft oder angerechnet werden.
Entrümpelung des Rests: Möbel, Einbauten, Lager – eine Fachfirma räumt und entsorgt, oft inklusive Demontage und termingerechter Übergabe an den Vermieter.

Kosten

Gewerbeauflösungen sind individuell – Größe, Menge, Demontageaufwand und der Umfang der Aktenvernichtung bestimmen den Preis. Mehrere Angebote lohnen sich hier besonders, weil der Aufwand stark schwankt. Die Kosten sind in der Regel als Betriebsausgabe absetzbar.

Hinweis: Aufbewahrungsfristen und DSGVO-Pflichten sind rechtlich bindend – dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ihr Steuerberater kennt die für Sie geltenden Fristen.

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Häufige Fragen

Das Wichtigste auf einen Blick

Als grobe Orientierung: 10 Jahre für Bücher, Abschlüsse und Buchungsbelege, 6 Jahre für Geschäftsbriefe – die Frist läuft ab Jahresende der letzten Eintragung. Die Pflicht bleibt auch nach Betriebsaufgabe bestehen; lagern Sie diese Unterlagen ein statt sie zu entsorgen. Im Zweifel den Steuerberater fragen.

Ja. Personenbezogene Daten müssen DSGVO-konform vernichtet werden (Aktenvernichtung nach DIN 66399, Vernichtungsprotokoll). Datenträger wie Festplatten müssen fachgerecht gelöscht oder zerstört werden – einfaches Löschen genügt nicht.

Die Kosten sind in der Regel als Betriebsausgabe abzugsfähig. Bewahren Sie alle Rechnungen – Entrümpelung, Aktenvernichtung, Transport – für die Buchhaltung auf. Details klärt Ihr Steuerberater.